«Зустрічають по одежі» — проста істина, яка максимально актуальна для сучасного бізнесу. У діловому середовищі не існує незначних деталей: від грамотності листування з клієнтами чи партнерами до зовнішнього вигляду соцмереж та безпосередньо підприємця. Важливо з першої секунди скласти приємне враження. У цьому допоможе знання ділового етикету. Основами бізнес-спілкування поділились експерти проєкту Школа бізнесу Нова пошта.
Що таке діловий етикет простими словами?
Сучасна культура ділового спілкування — це об’ємне поняття, що передбачає:
- правила поведінки з працівниками, клієнтами та партнерами;
- етику мовлення;
- норми листування;
- регламент ведення перемовин.
Тобто це сукупність поведінкових правил, що сприяють створенню сприятливих умов для ведення бізнесу. Дотримання етикету підвищує репутацію, створює позитивний імідж та допомагає встановлювати надійні ділові зв’язки.
Базові правила бізнес-етики
Крім стандартних норм етикету, на кшталт «підвестись з місця під час привітання» або «притримати двері», у діловому спілкуванні є свої особливості, які слід застосовувати відповідно до обставин. Розглянемо дві типові ситуації.
Світська бесіда
Це етап, який передує розгляду основної теми. Така собі розминка — обмін думками на нейтральні теми, що не мають на меті зобов’язань або глибокого аналізу. Вона допомагає створити невимушену атмосферу та налаштуватись на подальший діалог. Намагайтесь бути природними, навіть якщо нервуєте. Щоб стимулювати подальшу розмову, завершуйте свої репліки питаннями. Так співрозмовник зможе висловити свою думку та розвинути діалог далі.
Важливо: не слід торкатись тем релігії, політики, здоров’я, економічної ситуації, сімейних та особистих цінностей.
Далі можна переходити до обговорення основних питань. Тут слід тримати баланс між субординацією та простою людяністю. Будьте відкритими та доброзичливими, однак спілкування не має перейти грань фамільярності.
Ділове листування
Особисте спілкування — не таке часте явище сьогодні, основна частина комунікації відбувається віддалено, зокрема через листування. Основні правила:
- Лаконічність. Формулюйте думки коротко та зрозуміло. Якщо вона займає більше одного абзацу, подумайте як її скоротити. Поважайте час своїх партнерів та колег.
- Один лист — одне питання. Не намагайтесь прописати все й одразу, це тільки заплутає співрозмовника.
- Завжди встановлюйте дедлайн. Обговоріть терміни, у які треба виконати завдання. Так працівник зможе розставити задачі за пріоритетністю та скласти план своєї роботи. Також це допоможе уникнути непорозумінь, коли випадково виявиться, що проєкт слід здати «ще на вчора».
- Додавайте референси та джерела до листа з завданням. Так виконавець швидше зрозуміє, що саме від нього вимагають та зробить роботу точніше, адже йому не доведеться опрацьовувати великі масиви матеріалів, щоб знайти необхідні дані.
- Структуруйте листи. Дотримуйтесь певного плану викладу задачі чи обговорення проблеми. Нумеруйте питання, виділяйте важливі думки окремими абзацами, а додаткові побажання додавайте у форматі коментарів.
- Пишіть лише в робочий час. У кожного є особисте життя, тож треба його поважати.
Правильна поведінка, пунктуальність, ввічливість та розуміння культурних відмінностей сприяють успішному веденню бізнесу. Дотримуючись основних принципів ділового етикету, ви підвищуєте свої шанси на успіх і довіру з боку партнерів та клієнтів.
